Adricky's Blog

Pandangan seorang awam tentang Dunia Apotik

Bagaimana mengatasi masalah stok amburadul ? Part 1 of 2

with 4 comments

Apakah stok apotik bapak/ibu cocok dengan kartu stok atau program komputer ?

Biasanya, jika pertanyaan ini saya ajukan pada pengelola apotik, maka pertama-tama senyum yang keluar dari mulut mereka, ditambah jawaban penuh keraguan seperti “yaahh… lumayan cocok”, atau “mmm… belum semua sih”, bahkan ada yang kemudian ‘curhat’ dengan menyebutkan besaran kerugian yang mereka alami akibat selisih stok pada saat melakukan stok opname. Apakah ‘selisih’ stok ini menjadi trend di dunia apotik saja, ataukah juga terjadi di dunia ‘retail’ lainnya ? Saya pernah berbincang dengan salah satu pengelola apotik besar di Jakarta, yang mengatakan kita harus mempunyai standar ‘toleransi’ dalam menyelesaikan ‘selisih’, karena tidak mungkin stok bisa dijaga terus agar sesuai dengan pencatatan.

Apakah benar seperti ini ?

Saya kemudian membayangkan bagaimana dengan pusat-pusat retail besar, pasar swalayan atau mini-market yang tersebar dimana mana, apakah mereka juga mengadopsi sistem ‘toleransi’ untuk menyelesaikan masalah selisih ?

Menurut pandangan saya, secara sederhana sistem retail adalah jual dan beli… Yang dibeli dicatat jumlahnya sebagai pemasukan karena pembelian, yang dijual dicatat jumlahnya sebagai pengeluaran karena penjualan. As simple as that…

Wah, tapi kalau masalahnya sesederhana ini pasti tidak mungkin, pasti ada faktor penyulit dalam sistem persediaan di apotik… πŸ™‚

Apa faktor penyulitnya ?

  1. Satuan pengadaan yang beragam. Satu dus obat A berisi 10 Strip @ 4 tablet. Satu dus obat B berisi 15 strip @ 6 tablet. Dengan keragaman satuan, maka bagian pengadaan harus memiliki ketelitian tinggi agar tidak salah memasukkan jumlah obat. Kesalahan dalam memasukkan jumlah obat pada saat pengadaan tentunya menyebabkan stok obat menjadi tidak akurat.
  2. Satuan penjualan yang beragam. Ada jenis obat A yang memiliki kemasan jual berbeda beda. Satu strip kecil berisi 4 tablet, satu strip besar berisi 10 tablet, dan satu box berisi 25 tablet misalnya. Kesalahan mencatat satuan penjualan dapat menyebabkan kondisi stok menjadi tidak akurat.
  3. Kurang teliti dalam pencatatan di kartu stok sering kali juga menjadi titik awal permasalahan di stok. Ketika kartu stok tidak lagi akurat, maka pengelola apotik kesulitan untuk memeriksa kembali data historis stok.

Dengan adanya faktor penyulit diatas, apa yang harus dilakukan oleh pengelola apotik dalam mencari jalan keluar dari kondisi stok amburadul ini ?

Satu cara termudah yang terlintas di pikiran saya, PEMUTIHAN. Dilakukan stok opname untuk mencatat kembali posisi stok saat ini, dan menganggap kehilangan stok sebagai ‘toleransi’…

Loh ?!Β  πŸ™‚ Just Kidding…

Pertama-tama, perlu ada proses penyederhanaan untuk melihat akar permasalahan dan tidak terjebak dalam keruwetan yang ditimbulkan karena stok amburadul ini… Ketika kita mau melakukan analisa terhadap stok, maka kita membutuhkan alat bantu.

Alat bantu yang dimaksud adalah :

  1. Faktur pembelian obat dan barang.
  2. Nota belanja atau struk cash register atau print-out dari program komputer.
  3. Kartu stok obat dan barang (jika ada… πŸ™‚ )
  4. Daftar harga jual obat dan barang
  5. Laporan penjualan

Metode yang dilakukan dalam pemeriksaan stok obat dan barang :

  1. Siapkan tim pemeriksa yang terdiri dari karyawan, kalau bisa dibantu oleh pihak luar atau pihak yang tidak terlibat langsung dalam penjualan, sehingga hasil pemeriksaan dapat dipertanggungjawabkan.
  2. Mengurutkan daftar harga jual obat dan barang, dan pemeriksaan dilakukan mulai dari obat atau barang dengan harga tertinggi ke harga terendah. Jangan sampai kita terjebak dalam menganalisa stok dengan memakai patokan jumlah stok, sehingga stok yang selisihnya mencapai ratusan tablet mendapat perhatian utama. Padahal, seringkali obat-obatan dengan jumlah stok yang banyak adalah obat-obatan generik yang harganya relatif murah. Contohnya obat generik A yang satu tablet seharga Rp 50, kalau kita hitung selisihnya sebanyak 100 tablet, maka kerugian yang ditimbulkan adalah Rp 5000, dibanding dengan obat antibiotik B yang harga satu tablet mencapai Rp 15.000, sehingga kehilangan sepuluh tablet saja sudah menyebabkan kerugian sebanyak Rp 150.000.
  3. Periksa jumlah fisik obat dan barang berdasarkan urutan yang telah dibuat sebelumnya. Dengan bantuan kartu stok, analisa jumlah kekurangan stok berdasarkan satuan pembelian dan periode pembelian. Misalnya, jika obat A jumlah fisiknya berbeda dari kartu stok (kartu stok 95 tablet, fisik 75 tablet), maka analisa barang masuk yang tercantum di kartu stok. Jika ternyata diketahui stok masuk dilakukan setiap minggu sebanyak 20 tablet, dan ternyata ada satu minggu yang tidak ada catatan stok masuk, maka harus diperiksa faktur pembelian di sekitar periode tersebut, karena besar kemungkinan ada stok masuk yang tidak tercatat.
  4. Jika setelah dicatat jumlah stok masuk sudah cocok, namun masih ditemukan ketidakcocokan, maka selanjutnya yang dilakukan adalah mengecek transaksi penjualan barang tersebut, untuk dicocokkan kembali dengan kartu stok. Kemungkinan besar ada penjualan yang tidak tercatat.
  5. Jika sampai tahapan ini masih ditemukan ketidakcocokan, maka selisih dari setiap item dapat dianggap sebagai kerugian yang dialami karena kesalahan pada proses output (tidak tercatat penjualannya atau hilang). Kesulitan yang ditemukan untuk mendeteksi penyebab kehilangan biasanya di sekitar kurangnya kontrol baik stok masuk maupun stok keluar. Namun jika seluruh faktur pembelian sudah diperiksa dan masih terjadi selisih, artinya kemudian yang menjadi penyebab adalah stok keluar. Akhirnya, kontrol terakhir untuk stok keluar ada pada laporan kas kasir. Jika setiap hari pengendalian laporan kasir baik per shift maupun per hari dijalankan dengan baik dan jumlah selisih uang dibawah Rp 500, maka dapat disimpulkan barang tersebut hilang.

Metode untuk memeriksa stok seperti diatas boleh dianggap sebagai cara yang memang selalu dilakukan di apotik dalam memeriksa stok atau melakukan stok opname, namun biasanya kondisi diatas selalu berulang tanpa dapat mengurangi selisih stok yang terjadi pada periode stok opname berikutnya.

Kurangnya metode pengendalian stok masuk dan keluar dan lemahnya dokumentasi dalam prosedur kerja di apotik adalah akar permasalahan yang seharusnya diselesaikan. Dalam bagian kedua dari tulisan ini, pembahasan akan diarahkan pada cara yang efektif di dalam melaksanakan pengendalian stok masuk dan keluar, serta menyusun prosedur kerja yang baik.

Semoga berkenan, dan sampai jumpa dalam bahasan selanjutnya…

Iklan

Written by adricky

Juni 23, 2009 pada 3:21 pm

4 Tanggapan

Subscribe to comments with RSS.

  1. Alat bantu :
    Komputer 2 juta
    Printer 500 ribu
    Software Manajemen Stock 3 juta
    Scanner handheld 4 juta
    Barcode software (untuk mencetak barcode barang yang tidak jelas) 1 juta
    CCTV (2 buah) 1 juta

    kira-kira 12,5 juta total investasi

    Standard Operation and Procedure :
    dilakukan penghitungan setiap hari untuk 30-50 item
    penghitungan dilakukan dengan sistem scan, setiap scan barcode barang, muncul deskripsi barang pada handheld, lalu input kuantitas barang
    Setelah seluruh item selesai dihitung dilakukan adjustment, melalui adjustment diketahui selisih
    setiap selisih boleh direvisi melalui acc pemilik apotik serta alasan jelas penyebab selisih
    secara periodik (2 bulanan) lakukan penghitungan untuks eluruh item dengan cara yang sama
    pasang cctv di apotik
    lakukan penghitungan barang masuk dengan cara mirip seperti pengitungan stock

    investasi 12,5 juta dengan umur proyek 5 tahun, berarti biaya kasar satu tahun (tanpa faktor bunga) mencapai 2,5 juta atau sekitar 200-300 ribu per bulan..
    Benefit jika barang hilang akibat amburadulnya pencatatan mencapai di atas 200-300 ribu, jika barang hilang belum mencapai angka 200-300 ribu..

    begitu pandangan saya.. mungkin salah..

    romailprincipe

    Juni 23, 2009 at 4:30 pm

    • Mungkin bisa pak, mungkin juga tidak…

      pertama revisi harga barang2nya pak :
      1. komputer minimal 2 (satu untuk kasir didepan, satu lagi untuk logistik diruang racik) biayanya @4juta (komputer baru dengan monitor ndak ada yang dibawah 3juta berikut monitor) = 8 juta
      2. printer barcode diatas 3 juta, tapi bisa saja disiasati dengan printer inkjet = 500 ribu
      3. software manajemen stok 3 juta
      4. scanner handheld yg usb 1,5 juta, standing barcode 2D 3,5 juta, kalau yang wireless diatas 5 juta = 1,5 juta x 2, satu di kasir satu di logistik = 3 juta
      5. barcode software untuk mengenerate kode barang biasanya disuplai oleh printer barcode, atau bisa dicari open sourcenya.
      6. CCTV (2 buah) @1 juta untuk sensor CMOS non tilt = 2 juta
      7. Perlengkapan dvr untuk merekam cctv standar 1 bulan sekitar 5 juta

      jadi total investasi adalah : 21,5 juta pak…

      jumlah item apotik skala menengah itu kurang lebih 5000 item, 2500 otc, 2300 ethical, 200 alkes.

      70% otc berbarcode = 1750, 5% ethical berbarcode = 125, 5% alkes berbarcode = 15.

      jadi item tidak berbarcode ada = 750 otc + 2375 ethical dan 185 alkes = 3310

      kalau 60% item tersebut adalah tablet, maka harus dipikirkan juga prosedur memberi barcode. satu dus tablet berisi 10 – 25 strip. ambil saja rata-rata 15 strip, maka jumlah barcode yang perlu ditempelkan ke strip obat adalah 1986 x 15 = 29790 lembaran barcode.

      ada satu lagi pertimbangan pak, dalam resep dokter, biasa perhitungan tablet tidak menggunakan strip, tapi jumlah tablet karena menyesuaikan dengan total mg kebutuhan resep. jadi akan ada banyak strip tablet yang sudah terpotong, sehingga membuat kesulitan tersendiri untuk meletakkan barcode.

      sekarang mari dilihat SOP pemeriksaan barang… sehari diperiksa 50 barang, maka sebulan ada 1500 barang (asumsi apotik buka 7 hari), dengan demikian pemeriksaan stok selesai dalam waktu kurang lebih 3 bulan.

      Jika dilakukan cara penghitungan yang sama untuk barang masuk, malah akan memakan waktu lebih lama karena setiap barang masuk harus dibuatkan barcode kecuali otc berbarcode.

      Ini kondisi lapangan pak, setiap penjaja software selalu menawarkan solusi cepat, katanya lebih cepat lebih baik pak…
      tapi setelah beberapa bulan, pengelola apotik baru merasakan dampak dari investasi yang ternyata tidak kembali modal…

      πŸ™‚

      adricky

      Juni 23, 2009 at 5:56 pm

      • hadoh…ternyata banyak yang tidak berbarcode ya?wah itu saya ndak tau..saya taunya bukan produk apotik..
        soal revisi : saya cuman estimasi untuk manajemen stock saja, bukan kelengkapan total apotik..
        komputer tetap 1, khusus logistik
        Printer 1 (inkjet)
        scanner handheld untuk stock opname 1 saja
        CCTV ikut harga bapak = 2 juta
        maintenance cctv ikut bapak 5 juta..

        jadi totalnya bengkak 6-7 juta..invest jadi sekitar 19 juta..

        goalnya ya itu, barang hilang berkurang..hehe

        romailprincipe

        Juni 24, 2009 at 1:23 pm

  2. Apotik memang rather complex, mulai dari sistemnya sendiri, aturan2nya, sampai ke orang2 yang kerja didalemnya…

    Anyway, ide untuk menggunakan pencatatan dengan sistem komputer inilah yang menjadi daily routine saya alias “dagangan”, jadi secara prinsip cara terbaik untuk mengurangi ketidakcocokan stok adalah dengan menggunakan sistem komputer sebagai alat bantunya.

    πŸ™‚

    adricky

    Juni 25, 2009 at 2:49 pm


Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: